Uw spreadsheetcontrole begint hier

PerfectXL is een state of the art webtool, ontstaan in een samenwerkingsverband tussen Infotron en de TU Delft, waarmee u razendsnel de kwaliteit van spreadsheets controleert. Upload een of meerdere spreadsheets, volg de visualisaties en analyseresultaten en trek uw conclusies. Ondersteun uw conclusies met eenvoudig aan te maken rapportages.

4 essentiële validaties met PerfectXL

Validatie #1

Validatie #2

Validatie #3

Validatie #4

Visualisatie

Interne structuurcontrole

18 risicos

Check op 18 risicogebieden

Formules

Scan op formules en constanten

PDF rapport

Resultaten delen en reviewen

Validatie #1

Interne structuurcontrole

Visualiseer referenties en bronnen

De tabbladen in veel Excel bestanden zijn met elkaar verbonden als een spaghetti. Met PerfectXL ziet u in een oogopslag hoe de relatie is tussen de verschillende tabbladen onderling en met externe bronnen. De structuur van een spreadsheet wordt blootgelegd. 

Screen Shot 2015-09-21 at 15.20.19

Input, berekeningen, output

Een goed Excel bestand is helder verdeeld in input-, reken- en outputbladen. In hoeverre daaraan wordt voldaan ziet u met de input-output visualisatie. Met pijlen en verschillende kleuren voor input en output ziet u de gekozen routering in PerfectXL. Ook de omvang van een tabblad en het aantal referenties van en naar tabbladen in de spreadsheet worden in beeld gebracht.

Screen Shot 2015-10-04 at 21.06.27

Opbouw van gegevens en formules

Met PerfectXL maakt u een kopie van de orginele spreadsheet waarmee u formules, tekst en getallen helder in beeld brengt. De bestaande opmaak wordt vervangen door een kleurcodering voor de verschillende cel formats. Onverwachte onderbreking van patronen herkent u onmiddellijk.

mapping-type-short

Interne en externe verwijzingen

PerfectXL creëert visualisaties (“mappings”) van de tabbladen met onderscheid naar referenties binnen het tabblad, buiten het tabblad en buiten het Excel bestand. U herkent daarmee waar een tabblad de belangrijke gegevens vandaan haalt. U ziet ook welke ingevoerde gegegevens in de spreadsheet juist nergens anders in de spreadsheet worden gebruikt.

mapping-flow-short

Validatie #2

Complete check op 18 risico's

PerfectXL detecteert tot wel 18 verschillende soorten risico in spreadsheets. Elk van deze risico's kan een laag risico , medium risico of hoog risico zijn.

  • Approximate lookup

    When the final function paramter in a VLOOKUP or an HLOOKUP is either omitted or set to TRUE, the function returns incrorrect values for unsorted ranges.

  • Hidden formula

    These make it hard for users to understand a sheet and oversee the results of changes they make.

  • Referencing many cell groups

    When too many cell groups are referred in one formula, one may easily forget one reference or another or include one too many.

  • Circle chain of worksheets

    A circular reference between two or more worksheets results in a chaotic workbook structure.

  • Hidden or very hidden sheets

    These make it hard for users to understand the spreadsheet and oversee the information flow and results of changes they make.

  • (Referencing) merged cells

    Merged cells pose a risk to becoming incorrectly referenced or deleted, and make inserting additional rows or columns more complex.

  • Conditional complexity

    Formulas with too many IF operations are hard to read and hard to check.

  • Hidden rows or columns

    These make it hard for users to follow or change a series of steps of a calculation or to follow a timeline development.

  • Second degree error

    An Excel error, caused by a standard Excel error in another cell, is an extra reason to fix the first one.

  • Double operator

    A formula with two operators next to each other is often undesired. It gives no MS Excel error, but may result in opposite calculations.

  • Incorrect formula location

    A formula with too many references to one other worksheet makes the formula unreadable, because the values it depends on are not clear.

  • Standard Excel error

    Dysfunctional formulas are usually unintentional. Moreover they make a spreadsheet difficult to read.

  • Duplicated formula

    Formulas with the exact same absolute references increase the risk of mistakes in the future. One may easily forget to replace one of the two or more.

  • Many different operations

    Too many operations in one formula make the formula unreadable, incomprehensible and non-transferable.

  • Sum includes subtotals

    A (sub)total/sum that includes both data and subtotals/sums of the same data generally results in a wrong outcome.

  • Fixed number

    Numbers typed directly into a formula are risky if they have to change or to be checked. One may easily forget to adjust one.

  • Referencing empty cells

    Reference to an empty cell are either meaningless or a mistake.

  • Unexpected range

    If the length of a table different from the range of the formula, there is a great chance that the reference is outdated, or simply incorrectly chosen.

Validatie #3

Scan van formules en constanten

Formules en constanten

Soms is het nodig een snel overzicht te verschaffen van alle gebruikte formules in een spreadsheet. Wat wordt er in de spreadsheet allemaal berekend? 

En soms ook , is het juist noodzakelijk om een overzicht te hebben van alle getallen, constante waarden, die waar dan ook in de spreadsheet gebruikt worden als input voor formules. Zo is er een snelle controle mogelijk van bijvoorbeeld alleen de grootste getallen of juist van specifieke cijfers als een BTW-percentage.

Output webtool in Excel

PerfectXL ondersteunt twee werkwijzen van onderzoek naar formules en constanten. In de webtool zelf kunnen ze worden opgeroepen, maar er kan ook en export worden gemaakt naar Excel, met daarin een kopie van de oorspronkelijke spreadsheet, aangevuld met een extra tabblad met alle formules of constanten, inclusief een hyperlink naar de oorspronkelijke locatie.

Validatie #4

Resultaten delen en reviewen

Binnen PerfectXL kun je gemakkelijk spreadsheets valideren op structuur, risicogevallen, formules en constanten. Maar PerfectXL helpt je ook verder: download bijvoorbeeld de oorspronkelijke spreadsheet aangevuld met nuttige informatie voor de spreadsheetbouwers, zoals een lijst met risico's direct gekoppeld aan de respectievelijke plek in de spreadsheet. Of download een PDF, om zo de resultaten te delen met collega's.

Samenvatting en uitgebreid PDF-rapport

Met de PDF-exportfunctie van PerfectXL kunt u bevindingen op het gebied van complexiteit en risicogehalte gemakkelijk delen met collega's. U kunt kiezen voor een samenvatting of een uitgebreide rapportage op detail-niveau. Ook de belangrijkste visualisaties worden in de PDF gezet.

Handige Excel-exports

PerfectXL biedt u twee exportmogelijkheden terug naar Excel. U kunt een kopie maken van uw orginele spreadsheet met daaraan toegevoegd een nieuw tabblad met een lijst met alle gevonden risico's, furmules of constanten. Deze lijst bevat hyperlinks naar de betreffende locaties in uw spreadsheet. Zo kunt u eenvoudig de adviezen van PerfectXL toepassen in uw eigen spreadsheet.

U kunt ook zogenaamde mappings van uw spreadsheet maken. Een door u gekozen tabblad wordt gekopieerd en de opmaak wordt vervangen door een kleurcodering voor formules, tekstvelden, getallen etc. Hiermee doorgrondt u de interne structuur van de informatie in het tabblad.

Experts zijn overtuigd

"PerfectXL is an excellent tool for doing spreadsheet risk analysis and for finding problems in your Excel model."

Jan Karel Pieterse, MVP Excel Expert